業主檔案表格最基本的特點是由其形成過程及內容決定，是使檔案優于其他各種物業管理資料的一種作用。通常物業管理檔案的內容從當時當事直接使用的文件轉化而來，文件表格中保留著真實確切的時間標記。
物業公司是為小區業主服務的，業主檔案表格范本自然就成為物業檔案重要組成部分。物業公司一般會留存業主檔案表范本。
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